BS 5750 dan ISO 9000

Ditulis Oleh : Eka Yanuarti 

A.       Pendahuluan

            Bagi setiap institusi, mutu adalah agenda utama dan meningkatkan mutu merupakan tugas yang paling penting. Walaupun demikian, ada sebagian orang yang menganggap mutu sebagai sebuah konsep yang penuh teka-teki. Mutu dianggap sebagai suatu hal yang membingungkan dan sulit untuk diukur. Mutu dalam pandangan seseorang terkadang bertentangan dengan mutu pendapat orang lain, sehingga tidak aneh jika ada dua pakar yang tidak memiliki kesimpulan yang sama tentang bagaimana menciptakan institusi yang baik.

            Kita memang bisa mengetahui ketika kita mengalaminya, tapi kita tetap merasa kesulitan ketika kita mencoba mendeskripsikan dan menjelaskannya. Dalam kehidupan sehari-hari, kita akan melakukan apa saja untuk bisa mendapatkan mutu, terutama jika mutu tersebut sudah menjadi kebiasaan kita. Namun ironisnya, kita hanya bisa menyadari keberadaan mutu tersebut saat mutu tersebut hilang. Satu hal yang bisa kita yakini adalah mutu merupakan suatu hal yang membedakan antara yang baik dan yang sebaliknya. Bertolak dari pernyataan tesebut, mutu dalam pendidikan akhirnya merupakan hal yang membedakan antara kesuksesan dan kegagalan. Sehingga, mutu jelas sekali merupakan masalah pokok yang akan menjamin perkembangan institusi pendidikan dalam meraih status ditengah persaingan dunia pendidikan yang kian keras.

            Salah satu kunci agar sukses dapat bersaing dipasar global adalah kemampuan untuk memenuhi atau melampaui standar-standar yang berlaku. Apabila kualitas ditentukan oleh pelanggan, maka standar-standar kualitas sama dengan harapan pelanggan. Untuk menjamin adanya keragaman dalam kualitas maka perlu dibentuk standar-standar yang sama pula. Dengan cara ini maka apa yang dianggap sebagai produk berkualitas disuatu negara juga akan dapat diterima dinegara lainnya.
            Di dunia global banyak sekali terdapat berbagai macam standar untuk menetapkan bahwa suatu produk itu dinyatakan “layak”, baik itu produk barang maupun produk jasa. Salah satu standar yang saat ini menjadi tolak ukur “layak-tidaknya” nya suatu produk adalah apa yang dinamakan dengan standar internasional ISO 9000 dan standar mutu Inggris BS 5750 (http: www.denovoidea.com). Untuk lebih jelasnya maka dalam makalah sederhana ini akan dibahas apa itu BS 5750 dan ISO 9000, serta bagaimana aplikasi BS 5750 dan ISO 9000 dalam dunia pendidikan ?

B.        Pembahasan

1.      BS 5750

            Standar mutu Inggris BS 5750 dipublikasikan pertama kali pada tahun 1979 dengan nama Quality System. Pada mulanya ia adalah sistem yang diterapkan Menteri Pertahanan dan NATO, yang dikenal sebagai AQAP, Allied Quality Assurance Procedures (Prosedur Jaminan Mutu Sekutu), yang menjadi kebutuhan organisasi ini dalam posisi mereka sebagai agen-agen belanja mereka. BS 5750 terbagi dalam empat bagian. Bagian pertama dapat diaplikasikan pada organisasi yang pengembangan produk atau proses sebagai bahan penting dari bisnis mereka. Sebuah contoh organisasi yang mencari akreditasi. Bagian pertama ini adalah Dewan Pendidikan Teknologi dan Bisnis, yang mana bisnis merekamencakup desain kualifikasi.

            Bagian kedua diaplikasikan pada mayoritas organisasi dan BSI (British Standards Institution) memandang bahwa bagian ini dapat diaplikasikan pada institusi-institusi pendidikan. Bagian ini juga diterapkan pada organisasi yang bergerak di bidang produksi atau instalisasi. Bagi organisasi yang melakukan inpeksi atau tes produk. Bagian ketiga merupakan bagian yang dibutuhkan. Bagian 4 dari standar tersebut mengarahkan pada tiga bagian sebelumnya. Bagian I BS 5750 identik untuk ISO 9001,  Bagian 2 untuk ISO 9002, dan seterusnya (Edward Sallis,2007:121-122).

            Secara singkat menurut penulis BS 5750 merupakan standar nasional yang berlaku di  Inggris untuk menyamakan kualitas yang dihasilkan oleh perusahaan-perusahaan di sana.

            Selama perang dunia ke-2, terdapat banyak sekali persoalan mutu dalam industri teknologi tinggi di Inggris, seperti amunisi yang meledak saat masih di pabrik pembuatnya. Solusi yang dilakukan adalah dengan mensyaratkan pabrik untuk mendokumentasikan prosedur serta menunjukannya dengan bukti-bukti terdokumentasi untuk membuktikan bahwa prosedur tersebut telah dilakukan sesuai dengan yang dituliskan. Nama standar itu dikenal dengan kode BS 5750, dan diakui sebagai standar manajemen sebab ia tidak menyatakan apa yang dibuat, tapi bagaimana mengelola proses pembuatannya. Pada tahun 1987, pemerintah Inggris meyakinkan ISO untuk mengadopsi BS 5750 sebagai standar internasional, dan kemudian BS 5750 menjadi ISO 9000 (http:www.kasmancepu.com)

2.      ISO 9000       

a)      Makna dan Tujuan ISO 9000

            ISO 9000 adalah salah satu standar yang dihasilkan di Jenewa, Swiss, pada tanggal 23 Februari 1947 oleh Organization for Standarization. ISO diambil dalam bahasa Yunani, ISO = equal = setara = sama (http:www.ksupointer.com). ISO merupakan kepanjangan dari International Standar Organization yakni sekumpulan standar sistem kualitas universal yang memberikan rangka yang sama bagi jaminan kualitas yang dapat dipergunakan diseluruh dunia. (Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana, 2002).

            Sementra menurut Nasution (2001:218) seri ISO 9000 adalah suatu sistem terpadu untuk mengoptimalkan efektifitas mutu suatu perusahaan, dengan menciptakan sebuah kerangka kerja untuk peningkatan yang berkesinambungan.

            Sampai tahun 1996, telah ada beberapa seri ISO 9000 antara lain sebagai berikut (Gaspersz,1997:288): ISO 9000-1, ISO 9000-2, ISO 9000-3, ISO 9000-4, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003, ISO 9004-1, ISO 9004-2, ISO 9004-3, ISO 9004-4, ISO 9004-5, ISO 9004-6, ISO 9004-7. Selain itu ada juga ISO seri 14000 adalah standar sistem manajemen lingkungan hidup untuk menjaga kelestarian lingkungan hidup akibat dari suatu kegiatan perusahaan. Masalah-masalah yang terjadi biasanya tentang bagaimana pengelolaan limbah cair, kebisingan, bau yang tak sedap, dll.(Rathery,1996:45).

            Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana (2002) menyatakan bahwa tujuan utama dari ISO 9000 adalah:

a.       Organisasi harus mencapai dan mempertahankan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, sehingga secara berkesinambungan dapat memenuhi kebutuhan para pengguna (costumer).

b.      Organisasi harus memberikan keyakinan kepada pihak manajemennya sendiri bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah dicapai dan dapat dipertahankan.

c.       Organisasi harus memberikan keyakinan kepada pihak costumer bahwa kualitas yang dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dalam produk atau jasa yang dijual.

            ISO 9000 bukan merupakan suatu standar produk, karena ISO 9000 tidak memuat suatu persyaratan spesifik yang harus dipenuhi oleh produk (barang/jasa). ISO 9000 merupakan standar sistem manajemen kualitas internasional, karena ISO 9000 memuat persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem manajemen dalam menghasilkan suatu produk (barang/jasa). Karena ISO 9000 bukan merupakan standar produk, maka apabila suatu perusahaan memperoleh pengakuan berupa sertifikasi ISO 9000 boleh dicantumkan pada papan nama perusahaan, kepala surat perusahaan dan lain-lain, asalkan bukan pada produk yang dibuat perusahaan itu (Nasution,2001:219).

            Secara lebih singkat menurut penulis ISO 9000 merupakan standar internasional untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9000 bermaksud menyamakan sistem kualitas yang berlaku secara internasional diantara perusahaan-perusahaan dalam menghasilkan produk baik barang maupun jasa, dalam hal ini lembaga pendidikan juga dapat menerapkan ISO 9000 dan BS 5750, karna lembaga pendidikan  menawarkan produk dalam hal jasa.

b)     Dokumentasi Sistem Kualitas ISO 9000

            Pada dasarnya, sistem kualitas ISO 9000 membutuhkan empat jenis dokumen untuk memenuhi persyaratan registrasi. Jenis-jenis  dokumen itu disebut sebagai dokumen-dokumen tingkat I,II,III dan IV (Dale,1994:334) :

1)      Manual kualitas (dokumen tingkat I), disebut juga sebagai dokumenstrategis yang berisi persyaratan-persyaratan kebijakan kualitas yang dikeluarkan oleh manajemen. Secara umum, manajemen menetapkan arah dan tujuan perusahaan untuk mencapai sasaran yang spesifik.

2)      Prosedur-prosedur (dokumen tingkat II), disebut juga sebagai dokumen taktis yang berisi prosedur-prosedur tertulis untuk mencapai kebijakan kualitas yang telah dinyatakan dalam dokumen tingkat I.

3)      Instruksi-instruksi (dokumen tingkat III), disebut juga sebagai dokumen operasional, berisi instruksi-instruksi tertulis yang dikeluarkan sebagai bahan dari implementasi prosedur-prosedur yang ada dalam dokumen tingkat II.

4)      Formulir-formulir (dokumen tingkat IV), disebut juga sebagai dokumen data base, berisi catatan-catatan kualitas (Quality records)

            Beberapa langkah perencanaan dan pembuatan dokumen untuk registrasi ISO 9000 dapat diikuti sebagai berikut (Nasution,2001:229) :

1)      Pelajari elemen-elemen standar dari sistem kualitas ISO 9000 (apakah ISO 9001, ISO 9002, atau ISO 9003) untuk memulai membuat dokumen tingkat I.

2)      Memperoleh pendapat atau opini dari sumber-sumber lain yang berkompeten.

3)      Menulis dokumen tingkat I. berkaitan dengan sistem kualitas ISO 9000, dokumen tingkat I merupakan pernyataan kebijakan kualitas untuk setiap elemen dalam salah satu seri ISO 9001, ISO 9002, atau ISO 9003, yang dipilih untuk aplikasi. Dokumen tingkat I ini sering disebut manual kualitas (Quality manual).

4)      Menulis dokumen tingkat II. Dokumen tingkat II adalah prosedur-prosedur yang berkaitan dengan setiap elemen standar dari sistem kualitas ISO 9001, ISO 9002, atau ISO 9003, yang dipilih untuk aplikasi.

5)      Implementasi dokumen tingkat II untuk membangkitkan dokumen tingkat III. Setelah menulis dokumen tingkat I dan II, anda dapat menerapkan prosedur-prosedur baru dengan mengeluarkan instruksi-instruksi kerja spesifikasi kepala personil spesifik. Instruksi-instruksi kerja  merupakan dokumen tingkat III.

6)      Membuat formulir-formulir yang sesuai untuk dipergunakan dalam aktivitas sehari-hari. Formulir-formulir itu merupakan data base catatan kualitas yang disebut juga sebagi dokumen tingkat IV.

c)      Manfaat Memperoleh Sertifikasi ISO 9000

            Langkah-langkah untuk memperoleh sertifikasi ISO 9000 adalah sebagai berikut (Nasution,2001:230) :

1)      Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. Tanpa komitmen manajemen, registrasi sangat tidak mungkin.

2)      Membentuk komite pengarah atau koordinator ISO.

3)      Mempelajari standar-standar dan menilai kebutuhan-kebutuhan ISO 9000.

4)      Melakukan penelitian terhadap semua staf perusahaan.

5)      Memulai tinjau ulang manajemen.

6)      Identififkasi kebijakan kualitas.

7)      Implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9000.

8)      Memulai audit sistem perusahaan.

9)      Memilih registrar.

10)  Registrasi.

            Dibawah sistem kualitas ISO 9000, tim dan manajemen puncak dalam suatu perusahaan harus sangat serius terhadap aplikasi sistem manajemen kualitas pada perusahaan. Tim penilai dari luar akan masuk keperusahaan dan melihat secara langsung sistem kualitas yang ada. Mereka akan melihat dan mempelajari dokumentasi pada setiap departemen. Mereka akan menilai dan menguji praktek-praktek manajemen yang berkaitan dengan sistem kualitas ISO 9000. Mereka akan menanyakan hal-hal yang telah dikembangkan oleh manajemen diperusahaan, metode-metode untuk memenuhi harapan pelanggan. Makin serius manajemen perusahaan menerapkan prinsi-prinsip ISO 9000, makin mudah untuk memperoleh sertifikasi ISO 9000 (Nasution,2001:220).

            Apabila suatu perusahaan  telah memperoleh sertifikasi ISO 9000 akan diperoleh beberapa manfaat (Nasution,2001:232), sebagai berikut :

1)      Meningkatkan kepercayaan dan kepuasaan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematis.

2)      Meningkatkan citra dan daya saing dalam memasuki pasar global, di mana perusahaan yang telah bersertifikasi ISO 9000 dapat mengiklankannya melalui media massa.

3)      Audit sistem kualitas perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi ISO 9000 dilakukan secara periodik sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit kualitas. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi kualitas oleh pelanggan.

4)      Perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi ISO 9000, secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi. Apabila ada pelanggan potensial ingin mencari pemasok bersertifikasi ISO 9000, mereka hanya menghubungi lembaga registrasi. Ini terbuka pasar baru bagi perusahaan.

5)      Meningkatkan kualitas dan produktivitas produk melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik.

6)      Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.

7)      Memberikan pelatihan secara sistematis kepada seluruh karyawan melaui prosedur dan intruksi yang terdefinisi secara baik.

8)      Terjadi perubahan positif mengenai budaya kualitas perusahaan karena terdorong untuk mempertahankan sertifikasi ISO 9000 yang hanya berlaku selama tiga tahun.

            Manfaat penerapan ISO 9000 pada perusahaan menurut penulis digolongkan menjadi 2, yaitu: Manfaat eksternal adalah membuat perusahaan lebih kompetitiif, peningkatan kesempatan untuk mengikuti tender yang mempersyartakan ISO 9000, peningkatan hubungan dengan pelanggan dan supplier, perbaikan dalam penanganan keluhan dan peningkatan pelanggan. Manfat internal adalah peningkatan kinerja perusahaan, perbaikan dokumentasi dan administrasi, perbaikan moral dari staf, perbaikan dalam konsistensi jaminan mutu dan mencadiacuan dalam peningkatan mutu kedepan.   

3.      Penerapan BS 5750 dan ISO 9000  dalam Pendidikan

            Standar mutu Inggris BS 5750 dan standar internasional ISO 9000, baru-baru ini mendapatkan perhatian serius dari dunia pendidikan. Dua standar tersebut mendapatkan perhatian serius terutama dari Amerika dan Eropa. Sekitar 17.000 perusahaan di Inggris sudah terdaftar pada standar BS 5750. Hal ini tidak mengejutkan mengingat bahwa para ahli pendidikan disana memiliki kesadaran untuk menerapkan standar tersebut ke dalam institusi mereka. Pertumbuhan gerakan kerjasama pendidikan dan bisnis (Education Bussines Partnership) telah berhasil merangsang keterkaitan dan perhatian mayarakat terhadap berbagai metodologi bisnis, termasuk BS 5750.

            Keterkaitan pendidikan terhadap BS 5750, bisa dibilang merupakan hal yang baru. Meskipun harus diakui, bahwa baik British Standards Institution (BSI) maupun Internasional Standards Organization (ISO) belum menunjukkan keterkaitan terhadap dunia pendidikan sebelum tahun 1989. Mayoritas perusahaan yang terdaftar pada standar BS 5750 adalah perusahaan yang bergerak di bidang produk, namun hal itu kemudian terus merambah ke dalam industri jasa dan praktek-praktek professional, seperti badan-badan amal, arsitek, dan konsultan manajemen. Walaupun demikian, belum ada praktek pendidikan yang memberi jawaban terhadap kesesuaian BS 5750/ISO 9000 dalam pendidikan. Memang hanya sejumlah kecil perguruan tinggi dan organisasi pelatihan swasta yang berhasil memperoleh status perusahaan, meskipun demikian, saat ini minat dan keterkaitan terhadap standar tersebut betul-betul telah menyebar dalam pendidikan tinggi dan sekolah-sekolah (Edward Sallis,2007:119).

            Apabila sistem mutu disesuaikan dengan BS 5750 /ISO 9000, maka seluruh aktivitas produksi barang atau lainnya memerlukan prosedur yang terdokumentasikan. Sebagai contoh, pendidikan memrlukan pendokumentasian setiap aktivitas menyangkut penyampaian programnya, termasuk seleksi, wawancara, induksi disiplin, penilaian, catatan prestasi, nasehat dan bimbingan, dan seterusnya. BS 5750/ISO 9000 menetapkan sebuah disiplin bagi mereka yang siap menggunakannya. Melaksanakan sistem membutuhkan investasi sumber daya dan waktu para staf. Setiap orang dalam institusi perlu memahami implikasi sistem tersebut dan menjalankan prosedur yang telah ditetapkan (Edward Sallis,2007:124).

              Persyaratan Sertifikasi ISO 9000 Dalam Pendidikan Edward Sallis dalam bukunya Total Quality Management in Education atau Manajemen Mutu Pendidikan (2007:129-130) menyatakan bahwa ada beberapa syarat sebuah organisasi/institusi pendidikan agar bisa mendapatkan sertifikasi ISO 9000, yaitu:

a)      Komitmen Manajemen terhadap Mutu.

b)      Sistem Mutu.

c)      Kontrak dengan Pelanggan Internal & Eksternal (Hak Pelajar dan Hal Pelanggan Eksternal, seperti orang tua).

d)      Kontrol Dokumen.

e)      Kebijakan Seleksi & Ujian Masuk.

f)       Layanan Pendukung Pelajar, yang mencakup Kesejahteraan, Konseling dan Pengarahan Tutorial.

g)      Catatan Kemajuan Pelajar.

h)      Pengembangan, Desain dan Penyampaian Kurikulum~Strategi-strategi Pengajaran dan Pembelajaran.

i)        Penilaian Tes.

j)        Konsistensi Metode Penelitian.

k)      Prosedur dan Catatan Penilaian yang mencakup Catatan Prestasi.

l)        Metode dan Prosedur Diagnostik untuk Mengidentifikasikan Kegagalan dan Kesalahan.

m)    Tindakan Perbaikan terhadap Kegagalan Pelajar, Sistem untuk Menghadapi Komplain dan Tuntutan.

n)      Fasilitas & Lingkungan Fisik, Bentuk Tawaran Lain, seperti Fasilitas Olah Raga, Kelompok-kelompok dan Perkumpulan Ekstra Kurikuler, Persatuan Pelajar, Fasilitas Pembelajaran, dan lain-lain.

o)       Catatan Mutu.

p)      Prosedur-prosedur Pengesahan & Audit Mutu Internal.

q)      Pelatihan dan Pengembangan Staf, mencakup Prosedur-prosedur untuk Menilai Kebutuhan-kebutuhan Pelatihan dan Evaluasi Efektifita pelatihan.

r)       Metode-metode Review, Monitoring dan Evaluasi.

            Adanya BS 5750 dan ISO 9000 dalam dunia pendidikan lembaga pendidikan yang telah memiliki sertifikasi BS 5750 dan ISO 9000 akan mengupayakan disiplin untuk menspesifikasikan dan mendokumentasikan sistem mutu mereka dengan mendapatkan akreditasi dari pihak ketiga. Sertifikasi pihak ketiga menyebabkan organisasi bekerja dengan menggunakan standar nasional, dengan pemeriksaan dan penilaian yang dilakukan oleh pihak-pihak yang memenuhi syarat.       

            Menurut penulis manfaat yang didapatkan oleh suatu organisasi/institusi (baik itu lembaga pendidikan) yang telah memperoleh sertifikasi BS 5750 atau pun ISO 9000 adalah diperolehnya suatu akses yang lebih besar untuk memasuki pasar luar negeri (terutama mensyaratkan dipenuhinya ISO 9000 atau BS 5750).

            Dalam dunia pendidikan setidaknya membawa manfaat bagi lulusannya untuk lebih mudah mengembangkan karir di dunia internasional. Menambah rasa percaya diri dalam melamar pekerjaan dan memasuki dunia kerja. Kompetensi personal semakin diperhitungkan oleh perusahaan di mana mereka akan bekerja.

C.       Kesimpulan

            Secara singkat menurut penulis BS 5750 merupakan standar nasional yang berlaku di  Inggris untuk menyamakan kualitas yang dihasilkan oleh perusahaan-perusahaan di sana.

            ISO 9000 merupakan standar internasional untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9000 bermaksud menyamakan sistem kualitas yang berlaku secara internasional diantara perusahaan-perusahaan dalam menghasilkan produk baik barang maupun jasa, dalam hal ini lembaga pendidikan juga dapat menerapkan ISO 9000 dan BS 5750, karna lembaga pendidikan  menawarkan produk dalam hal jasa.

            Manfaat penerapan ISO 9000 pada perusahaan menurut penulis digolongkan menjadi 2, yaitu: Manfaat eksternal adalah membuat perusahaan lebih kompetitiif, peningkatan kesempatan untuk mengikuti tender yang mempersyartakan ISO 9000, peningkatan hubungan dengan pelanggan dan supplier, perbaikan dalam penanganan keluhan dan peningkatan pelanggan. Manfat internal adalah peningkatan kinerja perusahaan, perbaikan dokumentasi dan administrasi, perbaikan moral dari staf, perbaikan dalam konsistensi jaminan mutu dan mencadiacuan dalam peningkatan mutu kedepan.

            Dalam dunia pendidikan setidaknya membawa manfaat bagi lulusannya untuk lebih mudah mengembangkan karir di dunia internasional. Menambah rasa percaya diri dalam melamar pekerjaan dan memasuki dunia kerja. Kompetensi personal semakin diperhitungkan oleh perusahaan di mana mereka akan bekerja.

DAFTAR PUSTAKA

Dale,G.B. 1994. Managing Quality. New York: Prentice Hall Internasional.

Gaspersz, V. 1997. Manajemen Kualitas. Jakarta : PT. Gramedia

Nasution. 2001. Manajemen MutuTerpadu. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Rathery, Brian. 1996. ISO 14000. Jakarta : PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Sallis, E. 2007. Total Quality Management In Education. Manajemen Mutu Pendidikan. Alih Bahasa Oleh Dr. Ahmad Ali Riyadi, Fahrurrozi, M.Ag. Jogjakarta: IRCiSoD

Tjiptono, F & Diana, A. 2002. Total Quality Management. Edisi Revisi. Jogjakarta: Penerbit Andi

 http:www.kasmancepu.com.

http:www.ksupointer.com.

http: www.denovoidea.com.